„Simi, môžem sa ťa opýtať…?“ došla za mnou kolegyňa. „Jasné“, dvíham hlavu od počítača, mysľou som ešte na polceste od školiaceho materiálu, na ktorom som robila a už začínam rozmýšľať nad odpoveďou na jej otázku. Odpoviem jej, ona odíde a ja sa vrátim späť k svojej práci. Chvíľu mi trvá, kým sa zasa navrátim k pôvodnej práci aj mysľou, nie len pohľadom na dokument word v počítači, ale som späť.

O päť minút neskôr si spomeniem, že som dnes mala poslať objednávku na konferenčnú miestnosť do hotela. Spravím to radšej hneď, nech to mám za sebou a nezabudnem. Päť minút a je to vybavené. Vraciam sa späť k materiálu. Opäť, chvíľku mi trvá, kým sa mysľou naladím na predošlú prácu, ale po chvíli som zasa v tom…

O polhodinu neskôr mi vyskočí email od účastníka nášho kurzu, ktorý sa koná o pár dní. Pustím sa do odpovede….

No a takto to ide, až po kým si neuvedomím, že je už skoro čas obeda a ja ten materiál ešte stále nemám hotový. Pritom je to práca tak na 1,5 hodiny. No mne to vtedy trvalo takmer celé doobedie.

Aj vám sa stáva, že jedna vaša úloha je rozkúskovaná do celého dňa, pritom by na to stačilo 2 hodiny sústredenej práce?

Niekedy za odpútanie pozornosti nemôžeme a musíme to vybaviť naozaj v tej sekunde. Naopak, niekedy sa až radi necháme vyrušiť vonkajšími podnetmi, aj keď nie sú urgentné. Najmä keď pracujeme na úlohe, ktorá nepatrí medzi tie najobľúbenejšie…

Po každom vyrušení si možno ešte povieme, že to toľko trvá, radšej by som to už mal za sebou a robil niečo iné… Keby sme si však vyhradili sústredený čas, úlohu by sme mali hotovú s ľahkosťou. A rýchlo by sme sa mohli venovať iným. Dôležitejším, možno obľúbenejším pracovným činnostiam.

Príliš dlhé sedenie a pracovanie bez prestávok nie je prospešné ani zdraviu ani pre prácu. Naopak, je potrebné si dávať pauzy a meniť činnosť, či prostredie. Treba to však robiť cielene, nie skákaním z jednej úlohy na druhú.

 
Paradajka nie je vždy len jedlo – Pomodoro technika

Výbornú techniku pre time management vymyslel Francesco Cirillo v roku 1980, ktorý o tom napísal aj celú knihu. Ide o techniku Pomodoro. Názov Pomodoro pochádza z kuchynského časovača, ktorý má tvar paradajky (pomodoro je paradajka po taliansky).

Táto technika spočíva v sústredenej práci počas 25 minútových úsekov, ktoré striedajú 5 minútové pauzy. Takto to opakujeme 4 krát. Po štvrtom raze si dáme dlhšiu prestávku 20-30 minút.

Naozaj však treba pracovať sústredene na jednej úlohe a nenechať sa vyrušovať ani mailami, ani telefonátmi a keď je to čo i len trochu možné, tak ani kolegami (niekedy pomáhajú sluchátka ;)).

Keď som si to skúšala ja, tak sa mi 25 minút zdalo veľmi málo, ani som sa nestihla uviesť do módu sústredenia a už mi zvonil časovač na mobile. Preto odporúčam dať si interval, aký vám vyhovuje, napríklad 45 minút.

Z vlastnej skúsenosti ešte môžem povedať, že dodržiavanie  5 minútovej pauzy môže byť niekedy ťažšie ako dodržiavanie tých sústredených 40 minútových pracovných fáz. Ja som chcela ešte pokračovať, veď keď už mi to tak dobre ide.. . Pauzy sú však tak isto dôležité ako sústredená práca na jednej činnosti. Aj výskumy tvrdia, že cielené pauzy, kedy zmeníte svoju činnosť a pozornosť, sú naozaj kľúčové, takže ich dodržiavajme.
 
Ako používať Pomodoro techniku

Najúčinnejšia je pri práci, ktorá je viac procesná. Keď vieme, aký má byť proces aj výsledok úlohy.  Pri veľmi kreatívnych úlohách, kedy rozvíjame stále nové a nové myšlienky, by mohlo mať častejšie striedanie pozornosti skôr negatívny efekt. Výborne sa dá využiť aj pri úlohách, ktoré už dlhšie odkladáme. Postup je nasledovný.

1. Urobte si zoznam úloh, ktoré máte dnes stihnúť

​Predstavte si, že máte tri hlavné úlohy. Dokončiť prezentáciu pre vedenie, poodpisovať viacerým zamestnancom (klientom) na maily a urobiť prieskum vzdelávacích spoločností na školenia tímovej práce.

2. Určite si priority a zistite, či máte všetky potrebné informácie a zdroje na dané úlohy

Prvým krokom je stanoviť si poradie úloh, ako ich budete robiť. Následne skontrolujte, či máte všetky potrebné zdroje prístupné – či už to sú maily, tabuľka, pripojenie na internet, poznámky na papieri, ktoré ste si písali na minulotýždňovom mítingu.

3. Pozrite si svoj program

Skontrolujte si svoj kalendár, aby vás „nezaskočila“ úloha, stretnutie, či iný pevný bod programu, ktorý už máte vopred naplánovaný.

4. Dajte preč všetky rušivé elementy

Či už je to nastavenie telefónu na ticho, vypnutie sociálnych sietí, mailová schránka. Všetko teraz nastavte na ticho, vypnite alebo zavrite do zásuvky.. 

5. Vyberte si úlohu a nastavte si časovač

Takže, ideme na to, v našom príklade ideme ako prvé robiť napríklad prezentáciu pre vedenie. Nastavíme si časovač na mobile, smartfóne, alebo iPhone na 45 minút a sústredene pracujeme.

6. Sústredene pracujte len na danej úlohe

Nenechajte sa ničím vyrušovať. Neotvárajte mailovú schránku ani nepozerajte na mobil. Sústredene pracujte len na danej úlohe až po kým nezazvoní časovač.

7. Urobte si malú pauzu (5-10 minút)

Keď vám uplynie čas, prestaňte pracovať. Vstaňte od stola, choďte sa poprechádzať na chodbu, napite sa vody, zacvičte si. Spravte čokoľvek, čo vám zmení pozornosť. Ak máte krátke nevybavené telefonáty, vybavte ich.

8. Zopakujte krok 5 a 6 ešte trikrát a urobte si prestávku 30 minút.

Počas tejto prestávky sa snažte naozaj relaxovať. Napríklad si čítajte knihu, choďte sa najesť, prejsť von, meditovať. Ak sa vám to zapáčilo a vidíte výsledky svojej snahy, čo nepochybujem, že vidieť budete, potom môžete začať znova.

Kedy a ako je Pomodoro technika vhodná

Táto technika je výborná, najmä, keď máme úlohy, ktoré už dlhšie odkladáme, alebo úlohy, ktoré si vyžadujú sústredenú pozornosť a potrebujeme si na ne vyhradiť istý čas.

Čo ale treba brať do úvahy je, že stále sme ľudia a nie stroje. Nedá sa takto fungovať každý deň a technika Pomodoro nie je vhodná ani pre každý typ úloh, ktoré robíme. Pokiaľ ide o kreatívnu koncepčne založenú prácu (ako napríklad vymýšľanie stratégie), či  spoluprácu s inou osobou, túto techniku by som neodporúčala.

Dĺžku intervalov je fajn nastaviť si podľa vlastného rytmu, ktorý postupne spoznáme. Pre mňa bolo 25 minút málo, takže som pracovala v 40 minútových intervaloch a dávala si prestávky 5-10 minút.

Z vlastnej skúsenosti môžem povedať, že vďaka tejto technike sa dá stihnúť naozaj veľa a človek má potom zo seba aj oveľa lepší pocit na konci dňa. Verím, že aj vám bude táto pomôcka v niektorých dňoch užitočná a pomôže vám robiť prácu s väčšou ľahkosťou.

Simona Socratousová
konzultant, ADDA Consultants